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事例紹介:目論見書・証券調査レポート発送代行

お客さまのご要望

土曜・日曜で印刷する目論見書およびレポートを月曜の朝に全国の店舗店頭にお届けする発送代行業務の依頼をいただきました。

ご依頼のポイント
  • 日曜の朝に製本ができ、その後の引取から梱包および発送代行までを依頼したい
  • 配送先は最大で数百先で、細かく納品仕様・部数が異なる
  • すべての店で月曜10:00着は厳守
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ご提案した内容

1.タイムサービスとの連携

全国10:00着の発送代行にはヤマト運輸のタイムサービスを利用。ヤマトシステム開発と協力し、月曜日の朝8:00から10:00着を逆算して間に合わない荷物がないかを検索するシステムを導入しました。

具体的なご提案の内容

お客様からのご相談

10:00に配達を確実に終わらせる方法はありますか?

八光社からのご提案

ヤマト運輸のタイムサービスは10:00配達をうたっていますが、配送にミスがないわけではありません。

リスクを少しでも減少させるよう、ヤマト運輸およびヤマト運輸の配送システムを運用しているヤマトシステム開発と協力し、月曜日の朝8:00から、当日の10:00着を逆算して配達が間に合わない荷物がないかを検索するシステムを導入しました。

これにより、10:00までに配送されているためには8:00にはどこには届いていなくてはならない、9:00には最寄りの営業所から配達に向かっていなくてはならない、というチェックをかけられ、万一輸送状況に遅れが出ているときには担当営業店に直接電話をして、問題を事前に対応できるようにしました。

たとえば配達店には到着しているが10:00指定を見逃して持ち出しをしていなかった、という間違いを事前に発見、ただちに直接電話をし、至急配達してもらって指定時間に間に合わせる、ということが可能になりました。

お客さまのメリット
  • 確実な10:00配達を実現

2.引取車輌手配

製本工場からの引取に自社車輌を使用。品物の確認、進捗状況の確認に万全を期しました。

具体的なご提案の内容

お客様からのご相談

発送代行にあたり、製本工場から引取の際に注意すべき点はありますか?

八光社からのご提案

製本から発送代行作業までの時間がないので、間違いのない慎重な品物の確認が必須になります。また進捗の遅れなどが発生した場合、ヤマト運輸の締切時間にも影響がでてきますので、作業場と運送会社との密な連携、臨機応変の判断に柔軟に対応できるドライバーが必要になります。

八光社では、製本工場に引取にいくスタッフは事情がわかる熟練した者をあてるようにします。住宅街にある製本工場の場合、日曜の朝は待機駐車や騒音の問題もありますのでより気のつくスタッフを割り当てます。

お客さまのメリット

休日のイレギュラー事態にも最大限対応

3.梱包作業

最終的に発送代行するにあたり、最終確認の計数はとても重要な作業です。ペーパーカウンターを使用し、数量に間違いがないかの検品を実施しています。

具体的なご提案の内容

お客様からのご相談

発送する部数に間違いが起きない様にできますか?

八光社からのご提案

人の手でもカウントはできますが、ペーパーカウンターを使うとスピードもアップし、カウント履歴も残ります。
合紙の入らない棒積みでも素早く正確にカウントできるよう最新の機種を揃えています。

お客さまのメリット

正確なカウントで納品