事例紹介：増刷発注の自動化
お客さまのご要望
在庫が切れる前に、増刷手配を行う業務をアウトソースいただきました
ご依頼のポイント
- 発注点を切れば発注が必要だが、発注には複数製作会社の合見積の取得が毎回必要。
- また社内決裁のため、出荷の実績と今後の使用見込みについての資料が必要で事務負担が大きい。
- 改訂が多く、サンプルや版の管理が煩雑になっている。
ご提案した内容
合見積の取得および発注代行
在庫が切れそうなアイテムの単純増刷の発注。ご指定の製作会社に仕様を説明し、合見積もりを取得する業務を代行。
発注点管理レポートの作成とあわせ、自動的に発注をご判断いただける資料を作成します。
具体的なご提案の内容
お客様からのご相談
大半のアイテムは発注点を切ったら自動的に発注したいのだが、社内手続きに合見積と実績報告などが必要で事務作業がバカにならない。
八光社からのご提案
まず、発注点の設定提案書を定期的にお出しし、適切な発注点を設定いただくサポートをいたします。
その後、発注点を切る時期を予測したレポートを提出します。
ご指定のアイテムにつき、ご指定製作会社から見積を取得して提出します。
お客さまのメリット
- 発注点管理の厳密化ができた
- 事務作業が大幅にへった
サンプル集の管理
最新版および過去に作成した帳票や事務用品のサンプルおよび製造データを管理します
具体的なご提案の内容
お客様からのご相談
変更された記録が管理しきれず、最新版がどれかわからなくなってしまう。
八光社からのご提案
すべての最新版を手元においたサンプル帳を作成します
また、最新版の画像をWEB上に置くことで共有できるようにします
お客さまのメリット
最新版の管理ができ、万が一の際の対応もより確実になった
