お客様の声
2021年05月31日

ワークキャム様:リモートワークで事務所を縮小、書類は電子化しました

 

株式会社ワークキャム様は、3次元CAD/CAMによる設計、モデリング、金型の試作など、試作品および金型を製造販売する会社です。

今回、八光社梱包運輸にてドキュメントの電子化を実施しました。電子化をご依頼いただいた背景と、その効果を伺ってきました。

 

 

ワークキャムとは

-ワークキャムが制作する商品用パッケージとはどのようなものでしょう?
コンビニなどでよく目にする弁当の容器やデザートのカップ、お菓子の包装フィルムなどの試作品になります。

-あ、これはコンビニの麺の容器ですね?

商品ごとの見せ方と、内容積、陳列台や輸送トレイの大きさに合わせてデザインや寸法などを細かく変更した試作品を最短1日でその場で作っています。

-これなんて印刷までされて本物そのままじゃないですか

大抵のフィルム素材にはここで印刷できます。OKがでたらデザインをデータにして、中国などで本格的に大量生産してもらいます。

-まさか日本橋のビルの中に、こんな最先端の加工機械がならんでいるとは思いませんでした。

最短当日中に試作品1個からつくるため、この場所に、これだけの機械と技術者を揃えているのが当社の強みです。

 

 

ワークキャムと電子化

-今回、どのような書類を電子化されたのでしょう?

電子化したのは過去の総務・経理書類になります。法定保存期間はすぎていますが、なにかのときに必要かもしれないと捨てられずにいたものです。これがダンボールに数十箱分保管されていました。

-書類の電子化にとりくまれた経緯を教えて下さい

まずは省スペースによるオフィスの賃貸料削減、次に今後さらに広がるテレワークへの環境整備にとりくむためです。

-まずは省スペースが目的だったのですね

そうですね。今回、在宅勤務を推進して、日本橋の事務所も6フロア中、2フロアを解約することにしました。その際、過去の紙文書の整理が課題となったのです。

安い倉庫に押し込んで、必要に応じて取り寄せるという手もありましたが、在宅勤務が進む中、電子化はこれからの企業経営には欠かすことのできない取り組みと考え、電子化に踏み切りました。

いきなり全社で取り組むとトラブルが発生した際、業務が止まってしまうかもしれません。そこでまずは管理部門ではじめ、その効果を見つつ、導入部署を拡大していこうと考えています。

-実施されて1ヶ月ほどたちます。いかがでしょうか?

不便な点はまったく感じていないですね。それに対してメリットは次の3点です

1.保管スペースが不要に

今回、電子化をおこなって原本はすべて溶解しました。予定通り、大きなスペースを空けることができました。

2.業務が効率的に

従来のように棚の奥までいって保存箱をひっくり返す必要がなくなり、ファイル名やフォルダ名から簡単に見つけられるようになりました。

担当者が自宅からでもアクセスできるというのはもちろん、すべての文書にOCRテキストをつけていただき内容でも検索ができるという機能も、まだ使っていませんがきっと役に立つと思います。

3.原本紛失リスクがなくなった

従来はだれかが使ったあと、使いっぱなしで正しい場所に戻さないと見つけられなくなってしまうリスクがありました。データ化してバックアップも作成することで、原本がなくなるリスクに対応できたと思います。
また、古い青焼き設計図などは、茶褐色になって紙がボロボロと劣化していきます。こういうものは電子化しておくべきだと思います。

 

今後への期待

-最後に、八光社への今後の期待をお聞かせください。

今回は書類の引き取りから納品まで、大変お世話になりました。とても丁寧に相談にのっていただき、感謝しています。今回の電子化で、あらかじめどのようにファイリングすれば楽かということもわかってきました。今後も毎年発生してくるものなので、引き続きよろしくお願いします。

 

 

 

 

 

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